Zo verloopt de invoering van een eigen "[Gemeente] Veilig"-portaal

Een traject op maat, geen kant-en-klare oplossing

Elke gemeente heeft een eigen crisisorganisatie, een eigen huisstijl en eigen afspraken met de veiligheidsregio. Een "[Gemeente] Veilig"-portaal wordt daarom niet pasklaar aangeleverd, maar stap voor stap samen met de gemeente ingericht. Hieronder ziet u hoe zo'n traject er in grote lijnen uitziet, van het eerste gesprek tot het moment dat inwoners het portaal daadwerkelijk gebruiken.

Het traject in vijf stappen

1. Kennismaking en behoeftebepaling. In gesprek met de gemeente wordt in kaart gebracht welke informatie inwoners nodig hebben tijdens een crisis en hoe dat aansluit op bestaande kanalen zoals de gemeentelijke website, social media en NL-Alert. Ook wordt gekeken welke afdelingen en functionarissen straks met het portaal te maken krijgen.
2. Inrichting in de eigen huisstijl. Het portaal wordt visueel ingericht met het logo, de kleuren en de schrijfstijl van de gemeente, zodat inwoners het meteen herkennen als een officieel gemeentelijk kanaal en niet als een los initiatief.
3. Koppeling met het crisisteam. Het inwonersportaal wordt gevoed vanuit hetzelfde platform dat het crisisteam van de gemeente of de veiligheidsregio al gebruikt voor de interne crisisbeheersing. Zo hoeft informatie maar één keer te worden vastgelegd en ontstaat er geen dubbel werk of vertraging tussen wat het crisisteam weet en wat inwoners te zien krijgen.
4. Testen en oefenen. Voordat het portaal live gaat, wordt het getest, bij voorkeur tijdens een crisisoefening die de gemeente toch al organiseert. Zo wordt in de praktijk zichtbaar of informatie op tijd, juist en begrijpelijk bij inwoners terechtkomt, en kan waar nodig worden bijgesteld.
5. Live en doorlopend beheer. Na livegang blijft het portaal gevoed vanuit het platform dat het crisisteam al gebruikt. Er komt geen aparte, losse contentbeheertaak bij voor de gemeente: updates die het crisisteam tijdens een crisis vastlegt, kunnen na controle direct doorstromen naar het portaal.

Wie is er intern bij betrokken

In de praktijk zijn meestal drie rollen betrokken: een communicatieadviseur die meedenkt over toon en kanalen, een crisisfunctionaris die de koppeling met de crisisorganisatie bewaakt, en iemand vanuit IT of een functioneel beheerder die het domein en de techniek regelt. Voor de meeste gemeenten is dit geen nieuw project naast alles wat er al is, maar een uitbreiding van het platform dat voor de interne crisisbeheersing al wordt gebruikt of overwogen.

Wat er na livegang verandert

Zodra het portaal in gebruik is, verandert er voor de dagelijkse crisisorganisatie weinig: het crisisteam werkt op dezelfde manier verder in het platform. Het verschil zit in wat inwoners zien. In plaats van te moeten zoeken via meerdere kanalen, vinden zij op één vaste plek de actuele stand van zaken, in de taal en huisstijl van hun eigen gemeente. Ook bij vervolgcrises hoeft er niets opnieuw te worden ingericht: het portaal staat er en wordt gevuld zodra dat nodig is.

De precieze invulling van dit traject verschilt per gemeente. De volgorde, de betrokken afdelingen en de koppelingen met bestaande systemen worden altijd in overleg bepaald, passend bij de organisatie en werkwijze die er al is. Dit overzicht geeft een beeld van hoe zo'n traject doorgaans verloopt, niet een vaste blauwdruk.